필자는 PM(Product Manager)이라는 메인 직업과 블로거라는 서브 직업을 가지고 있으며, 시간 관리 방법을 통해 효율적으로 프로젝트를 진행하고자 노력하고 있습니다. 이를 이행하면서 중요하게 생각하는 시간 관리 방법 7가지를 정리해 보았습니다.
시간 관리 방법 7가지
시간은 누구에게나 동등하게 주어지지만, ‘어떻게 활용하느냐?’에 따라 확연한 차이를 불러옵니다. 어떤 이는 주어진 시간을 통해 거대한 프로젝트를 완주하지만, 어떤 이는 작은 프로젝트도 시간이 없다고 말하며, 완주에 성공하지 못합니다. 우리가 성장하기 위해선 당연히 전자처럼 주어진 시간을 잘 활용하여 거대한 프로젝트를 완주하는 것을 목표로 해야 합니다.
1. 오늘 할 일 작성하기
필자는 아침에 해야 할 일 5가지를 작성하고, 5가지 할 일을 전부 이행해야 할 수 있도록 순서를 조정합니다. 이는 마치 어항에 다양한 돌을 넣어 어항 안을 꽉 채우는 작업과 비슷합니다. 처음부터 가벼운 모래 알갱이와 중간 사이즈의 돌을 넣었다면 큰 돌을 넣지 못할 것입니다. 반대로 큰 돌을 넣은 후 중간 사이즈의 돌 그리고 가벼운 모래 알갱이를 넣으면 어항 안에 준비한 돌들을 꽉 채워 넣을 수 있을 것입니다.
2. 예측할 수 있는 기간 내에서 계획하기
필자는 초기에 연 단위, 월 단위로 계획표를 작성했습니다. 장점이라면 큰 흐름을 잡고 갈 수 있다는 점이지만, 단점으로는 외적 변수 즉 크고 작은 이벤트들로 인해 계획이 망가질 수 있다는 점이었습니다. 이에 따라 필자는 예측할 수 있는 기간 내에서 계획하기로 마음먹었고, 이를 통해 외적 변수로부터 계획을 지켜낼 수 있었습니다.
그렇다고 장기 목표를 포기하라는 것은 아닙니다. 장기 목표가 있고, 이에 대한 갈망이 있다면 좋은 원동력이 될 것입니다. 단, 필자처럼 세세하게 계획하여 외적 변수에 취약해지는 것보단 한두 줄의 문장 또는 몇 개의 키워드를 정하고, 그것에 맞게 예측할 수 있는 기간 내에서 계획하는 것이 더 효율적일 수 있다는 것을 뜻합니다.
3. 집중 시간대 설정하기
사람마다 집중할 수 있는 시간대는 전부 다 다릅니다. A는 새벽 5시가 가장 집중하기 좋은 시간대일 수도 있고, B는 오후 10시가 가장 집중하기 좋은 시간대일 수도 있습니다. 필자의 경우 오후 9시에서 12시가 가장 집중하기 좋은 시간대였고, 이 시간대에 가장 중요한 프로젝트를 진행합니다.
에너지가 아무리 넘쳐도 24시간 중 깨어있는 17시간 동안 온전히 집중할 수 없습니다. 이에 따라 우리는 집중 시간대를 설정하고 그 시간대에 가장 중요한 일을 효율적으로 처리해야 합니다. 이것이 시간 관리 방법에 중요한 포인트 중 하나라고 생각합니다.
4. 한 번에 두 가지 일을 동시에 하지 않기
한 번에 두 가지 일을 동시에 하는 것을 멀티 태스킹이라고 합니다. 완벽하게 좌뇌와 우뇌를 분리하고 그에 맞는 업무를 할 수 있다면 정말 효율적일 것입니다. 그러나 실제로 이를 이행할 수 있는 사람은 소수이며, 그조차도 가벼운 작업에서 가능할 뿐 생각할 것이 많은 무거운 프로젝트에서 불가능합니다. 만약 고찰이 필요한 무거운 프로젝트를 동시에 멀티 태스킹 한다면, 장담하건대 그 프로젝트는 성공적으로 끝날 수 없을 것입니다.
시간 관리 방법을 찾고 이행하는 이유는 시간을 효율적으로 사용하여 프로젝트를 완성 시키는 위함입니다. 무리한 멀티 태스킹으로 엉성하게 만들어진 프로젝트는 시간을 오히려 버린 것이나 마찬가지라고 생각합니다.
5. 수면 시간 보장하기
수면 시간 더 나아가 휴식 시간은 보장되어야 합니다. 이는 근육을 만드는 과정과 같습니다. 열심히 운동만 하면 근육이 생성되지 않습니다. 근육은 열심히 운동하고 휴식하는 시간 동안 성장합니다. 우리의 뇌도 동일합니다. 열심히 프로젝트를 이행하고 충분한 수면 시간과 휴면 시간을 병행되어야 정해진 시간 효율적으로 사용할 수 있습니다. 반대로 시간의 압박을 느끼고 휴식 시간 없이 프로젝트만 집중한다면, 좋은 프로젝트를 만들 수 없습니다. 심지어 완주하지 못하는 확률도 높아집니다.
- 수면에 들기 전 고요한 시간과 아무것도 하지 않는 휴식 시간에 번뜩이는 아이디어가 떠오를 때가 많습니다.
- 번뜩이는 아이디어는 우리의 프로젝트를 다채롭고 퀄리티 높게 만들어 줍니다.
우리는 시간을 왜? 관리해야 하는 것인지 다시 한번 고찰해볼 필요가 있습니다. 우리가 시간 관리 방법을 찾는 이유는 단순히 시간을 관리하는 것을 넘어서 우리의 프로젝트를 더 성공적으로 완주하기 위함입니다. 여기서 ‘완주’는 포기하지 않고 끝까지 해내는 것을 뜻합니다. 수면과 휴식 시간은 ‘완주’에 선택 조건이 아닌 필요 조건 중 하나입니다.
6. 일정 조정하기
우리가 아무리 예측할 수 있는 범위 내에서 일정을 계획하더라도 외적 변수로 인해 우리의 계획이 망가지는 경우가 존재합니다. 대표적인 예로 갑작스럽게 발생한 경조사, 외부 미팅 등이 있습니다. 이럴 때 필요한 것은 프로젝트 진행에 문제가 없도록 일정을 ‘잘’ 조절하는 것입니다.
일정을 ‘잘’ 조정하는 것은 생각보다 간단합니다. 오늘 해야 할 일 중에 우선순위 즉 중요도를 결정하는 것입니다. 만약 오늘 해야 할 일이 전부 중요한 일이라면 데드 라인에 따라 결정하면 됩니다. 예를 들어 3가지 일은 내일까지 마무리 지어야 하지만, 2가지 일은 다음 주까지 완료하면 되는 일이라고 가정해보도록 하겠습니다. 3가지 일은 내일까지 마무리 지어야 하므로 오늘 최대한 많은 리소스를 투여해야 합니다. 그런데 2가지 일은 다음 주까지 완료하면 되는 일이기 때문에 내일 또는 내일모레 더 나아가 주말 시간을 활용하여 마무리할 수 있습니다.
단순하게 미루는 것이 아닌 왜 밀린 것인지 메모해두어야 합니다. 그냥 밀리고 밀리다가 잊히는 경우가 상당히 많습니다. 그냥 밀려서 잊히는 경우는 일정 조정이라고 보기 어렵습니다.
7. 데드 라인 정하기
우리에겐 데드 라인이 명확히 그어진 일들과 명확하지 않은 일 두 가지가 존재합니다. 전자의 경우 그어진 데드 라인이 맞춰 시간을 관리하면 되지만, 후자처럼 명확하지 않은 일은 뒤로 밀리거나, 잊히는 경우가 많습니다. 그런데 문제는 인생에서 중요한 프로젝트는 대부분 데드 라인이 명확하지 않다는 점입니다. 그래서인지 뒤로 미루고 미루다가 핑곗거리를 찾게 되고, 완주하지 못하는 경우가 대부분입니다. 우리는 이를 인지하고 우리가 직접 강제적으로 데드 라인을 그어 프로젝트를 완주해야 합니다.
필자의 경우 데드 라인을 정할 땐 약간 빠듯하고 느낄 정도의 기간 기준으로 합니다. 너무 길어지면 앞서 말했듯 뒤로 미뤄지고, 너무 짧아지면 조급해지면서 좋은 퀄리티의 프로젝트를 만들 수 없기 때문입니다. 이는 사람마다 다르기 때문에 본인의 성향에 맞춰 데드 라인이 명확하지 않은 프로젝트의 데드 라인 정하여 완주해보시길 바랍니다.